Pour que la participation patronale au financement des garanties de prévoyance, santé et retraite supplémentaire soit exonérée de cotisations sociales, les régimes doivent respecter leur caractère collectif et obligatoire.
Depuis la fusion des régimes Agirc/Arrco et la publication d’un décret le 30 juillet 2021, une mise en conformité des régimes mis en place par une DUE (Décision Unilatérale de l'employeur) est devenue indispensable pour continuer à bénéficier de ces exonérations.
La période transitoire permettant de maintenir ces avantages, sous certaines conditions, prendra fin le 31 décembre 2024. Il est donc urgent de vérifier la conformité des régimes en vigueur !
Mon Pôl'Paie fait le point!
1. Rappels sur les contrats collectifs Frais de Santé et Prévoyance
La mutuelle d'entreprise, ou complémentaire santé, est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Elle prend en charge tout ou partie des frais de santé des salariés, en complément des remboursements effectués par la Sécurité sociale.
En ce qui concerne la prévoyance complémentaire collective, elle couvre les risques liés à des événements de la vie des salariés tels que l'invalidité, la maladie, les accidents du travail, ou encore le décès. Bien qu’elle soit généralement facultative, elle peut devenir obligatoire si une convention collective ou un accord de branche l'exige, obligeant alors l’entreprise à mettre en place un contrat collectif de prévoyance.
Il est important de noter que, qu’il s’agisse de complémentaire santé ou de prévoyance, ces régimes doivent être collectifs. Cela signifie qu’ils doivent s’appliquer uniformément à l’ensemble des salariés ou à des catégories objectives, telles que cadres et non-cadres. Ces catégories doivent être définies de manière à englober tous les salariés partageant des conditions similaires en matière de garanties, sans distinction liée à l’ancienneté, au type de contrat (CDD, CDI) ou au temps de travail (temps plein, temps partiel).
Attention :
Pour les régimes de prévoyance collective : bien que l’ancienneté ne puisse pas être utilisée pour établir une catégorie objective, elle peut néanmoins être prise en compte pour limiter temporairement l’accès des salariés à un régime de prévoyance complémentaire. Dans ce cas, seuls les employés ayant atteint une certaine ancienneté peuvent bénéficier des garanties, sans compromettre le caractère collectif du régime. Les salariés exclus temporairement ne sont pas tenus de cotiser et commenceront à le faire lorsqu'ils deviendront éligibles.
Pour la complémentaire santé collective, il n’est plus possible d’exclure un salarié en raison d’une condition d’ancienneté, car cette couverture est obligatoire pour tous les employés dès leur embauche, sauf cas de dispense prévus par la loi.
2. Quid de la mise en place juridique des contrats Frais de Santé et Prévoyance collective.
Lorsqu'une entreprise souhaite offrir à ses salariés un régime collectif de frais de santé (mutuelle) ou de prévoyance complémentaire, la simple signature d'un contrat avec l'assureur ne suffit pas. L'employeur doit formaliser son engagement envers les salariés en mettant en place ces régimes par un acte juridique.
Cet acte peut prendre l'une des formes suivantes :
une convention ou un accord collectif ;
un référendum à l'initiative de l'employeur ;
une décision unilatérale de l'employeur (DUE).
C'est par l'une de ces voies juridiques que le régime collectif devient opposable aux salariés concernés, rendant ainsi la couverture obligatoire, sauf dans les cas de dispense prévus par la loi.
L’accord collectif ou d’entreprise, ou la décision unilatérale de l’employeur instaurant les garanties doit être modifié, le cas échéant, avant le 1er janvier 2025.
3. Quelles sont les mises à jour à réaliser pour mettre les régimes Frais de Santé et Prévoyance collectifs en conformité?
a. Mise à jour des critères définissant les catégories objectives.
Pour que le régime de protection complémentaire soit considéré comme obligatoire et permettre à l'entreprise de bénéficier des exonérations de cotisations, il doit soit couvrir l'ensemble des salariés, soit être destiné à certaines catégories de salariés, définies selon des critères objectifs.
L'appréciation du caractère collectif se fait au niveau de l'entreprise ou de l'établissement, selon le niveau auquel les garanties ont été mises en place.
Désormais, seules les cinq catégories suivantes permettent de définir une catégorie objective de salariés :
Les cadres et non-cadres, conformément aux articles 2.1 et 2.2 de l'Accord National Interprofessionnel (ANI) du 17 novembre 2017 relatif à la prévoyance des cadres.
Les tranches de rémunération, en référence aux plafonds de la Sécurité sociale.
Les niveaux de classifications professionnelles définis par les conventions de branche ou les accords professionnels.
Les sous-catégories définies par les conventions de branche ou les accords professionnels, correspondant au niveau de responsabilité, au degré d'autonomie, aux types de fonctions ou à l'ancienneté.
Les catégories légalement obligatoires, spécifiques à certaines professions, définies par convention collective ou usage dans le cadre professionnel.
b. Le cas des salariés relevants de "l'article 36"
Jusqu'au 31 décembre 2024, les entreprises ayant mis en place des garanties collectives avant le 1er janvier 2022 peuvent continuer à se référer aux « articles 36 » de la convention collective nationale du 14 mars 1947, qui concerne la prévoyance des cadres, pour définir les catégories cadres et non-cadres.
À partir du 1er janvier 2025, les obligations des entreprises varieront en fonction de la conclusion d'un accord de branche agréé par l'APEC.
Accord de branche agréé par l’APEC avant le 1er janvier 2025
Si l'accord agréé reprend fidèlement l'ancienne catégorie des salariés « article 36 » au sein de la nouvelle catégorie des « non-cadres intégrés par l’APEC », il sera nécessaire de mettre à jour l'acte fondateur si les salariés « article 36 » étaient rattachés au régime des cadres.
De plus, il pourrait être indispensable de repositionner les salariés dans les régimes cadres ou non-cadres, si la définition de la nouvelle catégorie des non-cadres intégrés ne correspond pas ou ne correspond que partiellement à l'ancienne catégorie des « articles 36».
Absence d’accord de branche agréé au 1er janvier 2025
En l'absence d'un accord de branche agréé au 1er janvier 2025, le rattachement des salariés anciennement classés « article 36 » à la catégorie des cadres ne sera plus possible après le 31 décembre 2024. Il sera donc crucial de modifier les catégories en conséquence.
4. En pratique : les modalités de mise en conformité des régimes
Comme nous vous l'avons rappelé précédemment, les garanties collectives de protection sociale complémentaire peuvent être mises en place dans une entreprise par un accord collectif, un accord soumis à ratification des salariés, ou par une décision unilatérale de l’employeur (DUE).
Les modalités de mise en conformité seront différentes selon l'acte juridique qui a instauré le régime.
a. Régime établi par accord de branche
Lorsque ces garanties sont instaurées via un accord de branche, la question de conformité du régime doit être examinée au niveau de la branche plutôt qu’au niveau de l’entreprise.
b. Régime établi par Décision Unilatérale de l'employeur (DUE).
Si le régime a été mis en place par DUE, celle-ci doit être signalée au CSE, si présent dans l'entreprise, ainsi qu'à chaque salarié individuellement.
Un délai de prévenance « raisonnable » doit être respecté, et un délai de trois mois peut sembler suffisant.
La DUE doit également préciser les nouveaux critères pour déterminer les catégories objectives des bénéficiaires, et cela doit être formalisé dans un document transmis à chaque salarié.
L'employeur doit pouvoir prouver cette transmission, par exemple à l'aide d'une liste d'émargement.
c. Régime établi par un accord ratifié par la majorité des salariés
Dans ce cas, l'employeur doit dénoncer l'accord en informant au préalable le CSE, si présent, ainsi que chaque salarié individuellement, tout en respectant un délai de prévenance suffisant.
Un nouveau projet d'accord conforme devra ensuite être soumis à l'approbation de la majorité des salariés concernés.
A noter : En plus de l'acte juridique établissant le régime, il est également nécessaire de modifier, si besoin, le contrat signé avec l'organisme assureur.
5. Quels sont les risques encourus par l'absence de mise en conformité des actes juridiques pour les frais de santé et la prévoyance?
L'absence de mise en conformité empêche l'employeur de bénéficier de l'exonération des cotisations sociales. Les contributions versées par les employeurs pour financer des garanties de protection sociale complémentaire sont, sous certaines conditions et dans une certaine limite, exclues de l'assiette des cotisations sociales, notamment lorsque ces garanties sont collectives et obligatoires.
Il est important de noter que pour qu'un régime de prévoyance ou de frais de santé soit considéré comme collectif, il doit couvrir l'ensemble des salariés ou une catégorie objective de ceux-ci.
Si les entreprises ne mettent pas à jour leurs DUE ou accords d'entreprise dans les délais impartis, cela remettra en question le caractère collectif et obligatoire de leurs régimes de frais de santé et de prévoyance.
Le risque pour un employeur qui n’a pas mis à jour ses DUE est de perdre l'exonération sociale sur la part des cotisations qu'il finance. En effet, si l'entreprise n'a pas réalisé cette mise en conformité mais continue de bénéficier de l'exonération, elle s'expose à un redressement de l'Urssaf en cas de contrôle.
En raison de l'importance de ces mises en conformité, Mon Pôl'Paie vous encourage à une extrême vigilance car les conséquences d'une requalification des contrats peuvent être financièrement catastrophique pour entreprise.
Nos équipes sont là pour vous accompagner dans ces démarches de mise en conformité, en réalisant un audit par exemple.
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